Eigenes Rechnungsprogramm mit Claude bauen: Der Prompt für fortlaufende Rechnungsnummern und fertige PDFs

Von Ernst Neumeister · Lesezeit ca. 4 Minuten

Du zahlst jeden Monat für ein Rechnungsprogramm, das du kaum öffnest? Mir ging es genauso. Dabei brauchst du als Solo-Selbstständiger oder Berater meistens nur eins: eine saubere Rechnung an den Kunden, mit der richtigen Nummer und allen Pflichtangaben.

Genau das baut dir Claude in drei Schritten. Du bekommst deine Kunden, fortlaufende Rechnungsnummern und jede Rechnung als fertige PDF in deinem Ordner. Auf dieser Seite findest du den kompletten Prompt, den Pflichtangaben-Check und die Stolperfallen, die ich dabei gelernt habe.

Das bekommst du am Ende

Das brauchst du

Schritt 1: Claude Code öffnen und Ordner anlegen

Öffne die Claude-Desktop-App am Computer und wechsle zu „Code“. Lege einen neuen, leeren Ordner namens „Rechnungen“ an und wähle ihn aus. Dort legt Claude alles ab: Programm, Kundendaten und deine PDFs.

Schritt 2: Meinen Prompt einfügen und das Interview beantworten

Kopiere den Prompt unten und schick ihn ab. Claude interviewt dich zu deiner Firma, deiner Steuernummer, deinen Leistungen und deinen Preisen. Beantworte die Fragen so, wie sie dir einfallen, Claude sortiert das.

Schritt 3: Eine Probe-Rechnung an dich selbst, bevor die erste echte rausgeht

Hier machen die meisten den Fehler: Sie schicken sofort die erste echte Rechnung an einen Kunden. Lass Claude stattdessen zuerst eine Probe-Rechnung an dich selbst schreiben und prüf mit der Liste weiter unten, ob alle Pflichtangaben drauf sind.

Schritt 4: Ab jetzt in einem Satz abrechnen

Wenn alles stimmt, schreibst du künftig nur noch: „Rechnung an Müller, drei Stunden Coaching.“ Claude legt den Kunden an (falls neu), vergibt die nächste Nummer und legt die PDF in deinem Ordner ab.

Der komplette Prompt zum Kopieren

Kopiere diesen Text in Claude Code. Er sorgt dafür, dass Claude erst nachfragt, einen Plan schreibt und erst nach deiner Freigabe baut.

Du bist mein Berater und App-Baumeister. Ich bin kein Entwickler: Erkläre alles in einfachen Worten und sag mir, wo ich selbst etwas klicken oder eintragen muss.

ZIEL
Ich möchte mein eigenes kleines Rechnungsprogramm, mit dem ich als Selbstständiger Rechnungen an meine Kunden schreibe.

DAS MUSS ES KÖNNEN
1. Meine Firmendaten einmal speichern (Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Logo falls vorhanden).
2. Meine Kunden speichern und beim nächsten Mal wiederfinden.
3. Meine Leistungen und Preise speichern, damit ich nur noch sage: "Rechnung an Müller, drei Stunden Coaching".
4. Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken und ohne Doppelungen.
5. Jede Rechnung als fertige PDF im Ordner "Rechnungen", sauber benannt (Datum, Nummer, Kunde).
6. Alle Pflichtangaben nach deutschem Umsatzsteuerrecht auf jeder Rechnung. Frag mich, ob ich Kleinunternehmer bin, und setze dann den richtigen Steuerhinweis.
7. Eine Übersicht aller Rechnungen mit Status (offen oder bezahlt).
8. Bereite die Rechnung so vor, dass ich sie später als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) ausgeben kann.
(Alles, was hier nicht steht, brauche ich nicht. Bau es nicht "für später" ein.)

SO ARBEITEST DU
1. INTERVIEW: Stell mir nacheinander bis zu acht Fragen, immer nur eine auf einmal. Themen: meine Firma und Rechtsform, Steuernummer oder USt-IdNr., Kleinunternehmer ja oder nein, meine Leistungen und Preise, Zahlungsziel, Bankverbindung, mein Design (Farben, Logo).
2. PLAN: Schreib mir danach einen Plan in einfachen Worten: Was kann die erste Version, was kann sie bewusst nicht, womit baust du sie und was kostet der Betrieb? Wähle den einfachsten Weg mit möglichst wenig Wartung. Speichere den Plan als Datei PLAN.md im Ordner und WARTE auf mein OK. Baue nichts, bevor ich den Plan freigegeben habe.
3. BAUEN: Baue die erste Version in kleinen Schritten und sag mir nach jedem Schritt, wie ich ihn ausprobieren kann.
4. TESTEN: Teste selbst, bevor du mir etwas zeigst, und sag mir ehrlich, was noch nicht funktioniert.
5. SICHERHEIT: Passwörter und Zugangsschlüssel gehören nie in Dateien, die veröffentlicht werden. Speichere persönliche Daten nur dort, wo ich es vorher bestätigt habe.
6. PROBE: Erstelle zum Schluss eine Probe-Rechnung an mich selbst und prüfe sie gemeinsam mit mir Punkt für Punkt gegen die Pflichtangaben. Erkläre mir danach, wie ich Sicherungskopien mache und wie ich später etwas ändern lasse.

Pflichtangaben-Check für deine Probe-Rechnung

Prüf die Probe-Rechnung mit dieser Liste. Sie ist keine Rechtsberatung, aber sie deckt die Dinge ab, die bei Rechnungen am häufigsten fehlen:

Für Rechnungen an Firmen kommt außerdem die E-Rechnung: Nach aktuellem Stand müssen Unternehmen sie bis spätestens 2028 auch selbst ausstellen können, je nach Umsatz schon früher. Lass Claude die gleich mit einbauen (der Prompt oben tut das) und zeig sie einmal deinem Steuerberater.

Die 4 Stolperfallen

  1. Die erste echte Rechnung zu früh. Erst Probe-Rechnung an dich selbst, dann Pflichtangaben prüfen, dann echte Kunden.
  2. Rechnungsnummern kaputt machen. Lösch oder überschreib nie eine bereits verschickte Rechnung. Ein Fehler wird mit einer Korrektur oder Stornorechnung behoben, nicht mit einer neuen Nummer.
  3. Keine Sicherung. Du bist jetzt dein eigener Anbieter. Frag Claude gleich, wie du Sicherungskopien deines Ordners machst, zum Beispiel über einen Cloud-Ordner.
  4. Aufbewahrung vergessen. Rechnungen musst du mehrere Jahre aufbewahren. Wie lange genau und in welcher Form, klärst du mit deinem Steuerberater.

Häufige Fragen

Ist das rechtssicher?

Claude kennt die üblichen Pflichtangaben, aber ich bin kein Steuerberater und Claude auch nicht. Deshalb: Probe-Rechnung prüfen und das Ergebnis einmal deinem Steuerberater zeigen. Danach kannst du dich auf die Vorlage verlassen.

Reicht das auch für die Buchhaltung meiner GmbH?

Für Rechnungen reicht das völlig. Die komplette Buchhaltung einer GmbH mit Bilanz und Steuererklärung ist noch mal komplizierter, weil da mehr rechtliche Regeln dazukommen. Auch das ist machbar, braucht aber mehr Sorgfalt und eine Abstimmung mit deinem Steuerberater.

Was kostet das?

Du brauchst ein bezahltes Claude-Abo. Ein laufendes Programm auf deinem eigenen Rechner kostet sonst nichts. Claude nennt dir die Kosten in seinem Plan, bevor es baut.

Keine Lust, das selbst zu bauen?

Verständlich 😄 In meiner kostenlosen Community kannst du jederzeit in einen bezahlten Plan (Premium oder VIP) upgraden. Dort findest du den Kurs „Nie wieder für Software zahlen“ mit meinen fertigen Setups, und Claude passt sie nur noch an dein Business an.

Und jetzt du

Öffne Claude Code, leg den Ordner „Rechnungen“ an und starte mit dem Prompt. Wenn die Probe-Rechnung sitzt, kannst du dein Rechnungsprogramm in Ruhe zum nächsten Kündigungstermin ersetzen. Schreib mir danach auf Instagram, wie es lief. ❤️

PS: Falls du über „Kommentiere RECHNUNG“ hierher gekommen bist – die DM kam von meinem selbstgebauten ManyChat-Ersatz. Wie du dir das baust, zeige ich dir in meiner kostenlosen Community: hier geht's direkt zum Video. 😉