Dein eigener proaktiver KI-Assistent: Morgen-Briefing, das von selbst kommt und sich nur meldet, wenn du handeln musst
Normalerweise läuft KI so: Du fragst, sie antwortet. Gerade bauen die großen Anbieter Assistenten, die nicht warten, bis du fragst, sondern von selbst für dich arbeiten. OpenAI hat dafür „Dots“ vorgestellt. In Europa gibt es das im normalen Pro-Abo bisher nicht. Warten musst du darauf aber nicht.
Ich habe so einen Assistenten längst, mit Claude. Er heißt Henry und ist mein KI-Co-Founder. Er schickt mir jeden Morgen mein Briefing, schreibt Mail-Entwürfe und sammelt meine Belege für die Buchhaltung. Und er meldet sich nur, wenn ich wirklich etwas tun muss. So bleibt mehr Zeit fürs Pumpfoilen, für meine Kunden und für meine kleine Tochter.
Auf dieser Seite bekommst du die Bausteine, mit denen du dir das Wichtigste davon selbst einrichtest: einen Briefing-Prompt, eine geplante Aufgabe, die ihn jeden Morgen von selbst startet, und die Regel, die aus einem nervigen Bot einen guten Assistenten macht. Das funktioniert mit Claude oder einer anderen KI deiner Wahl.
Das bekommst du am Ende
- ✅ Ein Morgen-Briefing, das von selbst kommt: Termine, wichtigste Mails und der Stand deiner Ziele, in zwei Minuten gelesen
- ✅ Eine feste Aufgabenliste für den Tag statt einer Stunde Mails und Termine sortieren
- ✅ Ruhe: Der Assistent meldet sich nur, wenn du etwas tun musst
- ✅ Entwürfe statt Chaos: Antworten auf Mails liegen vorbereitet bereit, verschickt wird nur mit deinem OK
Das brauchst du
- 🤖 Eine KI mit geplanten Aufgaben. Das geht zum Beispiel mit Claude (in der Desktop-App) oder mit den „Aufgaben“ in ChatGPT. Welcher Plan dafür nötig ist, steht beim jeweiligen Anbieter und kann sich ändern.
- 📧 Zugriff auf deine Mails und deinen Kalender. Beide Anbieter nennen das „Konnektoren“ oder „Apps“. Du verbindest zum Beispiel Gmail und Google Kalender in wenigen Klicks und erlaubst der KI das Lesen.
- 🎯 Drei bis fünf Sätze über dich: Was machst du, was sind deine Ziele für dieses Quartal, was ist dir wichtig?
- ⏱️ Etwa 20 Minuten für die erste Version
Baustein 1: Der Briefing-Prompt
Das ist der Text, den dein Assistent jeden Morgen abarbeitet. Ersetze die Teile in eckigen Klammern durch deine Angaben. Teste ihn zuerst einmal von Hand, bevor du ihn automatisch laufen lässt: Kopiere ihn in einen neuen Chat und schau, ob das Ergebnis passt.
Du bist mein persönlicher Assistent. Erstelle mir ein Morgen-Briefing, das ich in zwei Minuten lesen kann. ÜBER MICH [Was ich beruflich mache, in zwei bis drei Sätzen] Meine wichtigsten Ziele in diesem Quartal: [Ziel 1], [Ziel 2], [Ziel 3] SCHAU DIR DAFÜR AN 1. Meinen Kalender für heute: Termine mit Uhrzeit, Überschneidungen und Termine, auf die ich mich vorbereiten sollte. 2. Meine Mails der letzten 24 Stunden: nur die, die eine Antwort, eine Entscheidung oder eine Freigabe von mir brauchen. Newsletter, Werbung und reine Info-Mails ignorierst du. 3. Meine Ziele: Gibt es heute etwas, das mich einem Ziel näherbringt? SO SOLL DAS BRIEFING AUSSEHEN - Ganz oben: "Das musst du heute tun", höchstens drei Punkte. - Dann meine Termine, eine Zeile pro Termin. - Dann die wichtigen Mails: pro Mail eine Zeile (Absender, worum es geht) und ein Vorschlag, was ich antworten sollte. - Zum Schluss ein Satz zu meinen Zielen. - Kurze Sätze, keine Floskeln, kein Smalltalk. WICHTIG - Du darfst nur lesen und Entwürfe vorschlagen. Verschicke nichts, lösche nichts, sage keine Termine zu oder ab, ohne dass ich es freigebe. - Wenn du dir bei etwas nicht sicher bist, schreib das dazu, statt zu raten.
Baustein 2: Die geplante Aufgabe
Jetzt sorgst du dafür, dass der Prompt jeden Morgen von selbst läuft. Beide Anbieter haben dafür geplante Aufgaben. Sag deiner KI einfach, was du willst. Du kannst diesen Text verwenden:
Lege aus dem Briefing-Prompt oben eine geplante Aufgabe an: Sie soll von Montag bis Freitag jeden Morgen um 7:00 Uhr laufen. Zeig mir vorher, welche Mails- und Kalender-Zugriffe sie dafür braucht, und führe mich Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Wenn du etwas nicht selbst einstellen kannst, sag mir genau, wo ich klicken muss.
Zwei Dinge solltest du vorher wissen, damit du dich nicht wunderst:
- 💻 In der Claude-Desktop-App läuft eine geplante Aufgabe nur, wenn dein Rechner an und die App geöffnet ist. Wurde sie verpasst, läuft sie nach dem Öffnen nach. Für den Anfang reicht das völlig.
- ☁️ Die „Aufgaben“ in ChatGPT laufen in der Cloud und schicken dir eine Benachrichtigung aufs Handy. Dafür sind sie in der Zahl und den Funktionen begrenzt, was genau, steht in der Hilfe von OpenAI.
Prüfe nach der Einrichtung einmal, ob am nächsten Morgen wirklich etwas ankommt. Die ersten Tage lohnt sich ein kurzer Blick, ob das Briefing das enthält, was du brauchst. Sag der KI einfach, was sie ändern soll: „Zu lang“, „die Termine bitte zuerst“, „die Newsletter-Mails stehen noch drin“.
Baustein 3: Die Regel „melde dich nur, wenn ich handeln muss“
Das ist der Teil, der aus einem Assistenten, der dich nervt, einen macht, den du behalten willst. Die meisten KI-Helfer melden alles. Dann schaltest du nach drei Tagen die Benachrichtigungen aus. Mein Assistent folgt einer einfachen Regel, und die kannst du übernehmen:
Dauerhafte Regel für alles, was du für mich im Hintergrund erledigst: Melde dich nur, wenn ich etwas tun muss. Das heißt: eine Antwort oder Entscheidung von mir, eine Freigabe, eine Frist, die näher rückt, oder ein Konflikt in meinem Kalender. Sortiere jede Meldung in eine von drei Stufen: - DRINGEND: Ich muss heute reagieren. Das steht ganz oben. - HEUTE: Es steht heute an, hat aber Zeit bis zum Nachmittag. - KANN WARTEN: Das sammelst du für das nächste Briefing und schickst es nicht einzeln. Wenn nichts auf meine Entscheidung wartet, schreib nur einen Satz: "Heute braucht dich nichts." Wenn du etwas erledigt hast, ohne mich zu fragen (zum Beispiel einen Entwurf geschrieben), erwähne es kurz im Briefing, aber löse dafür keine eigene Nachricht aus.
Lege diese Regel dort ab, wo deine KI dauerhafte Anweisungen speichert: in Claude zum Beispiel in den Projekt-Anweisungen oder in den Einstellungen, in ChatGPT in den persönlichen Anweisungen. Frag sie im Zweifel, wo.
So wird daraus ein echter Assistent
Das Briefing ist der Anfang. Bei mir ist daraus Schritt für Schritt Henry geworden. Diese Ausbaustufen kannst du später jeweils mit einem einzigen Satz an deine KI hinzufügen:
- Mail-Entwürfe: „Schreib mir zu den Mails, die eine Antwort brauchen, Entwürfe in meinem Ton. Lege sie als Entwurf ab, aber verschicke nichts.“
- Belege sammeln: „Such in meinen Mails nach Rechnungen und Belegen und leg sie in einem Ordner für die Buchhaltung ab.“
- Wochenrückblick: „Fasse jeden Freitag zusammen, was ich diese Woche geschafft habe und was liegen geblieben ist.“
- Eigene Aufgaben: Alles, was du jede Woche gleich machst, ist ein Kandidat für die nächste geplante Aufgabe.
Mein Tipp: Füge immer nur einen Baustein hinzu und lass ihn eine Woche laufen. Wer alles auf einmal anschaltet, weiß hinterher nicht, was gut funktioniert und was nervt.
Sicherheit und Datenschutz
- 🔒 Erst nur lesen. Starte mit Lesezugriff auf Mails und Kalender. Schreib-Rechte vergibst du erst, wenn du dem Assistenten vertraust.
- ✋ Nichts ohne Freigabe. Mails verschicken, Termine zusagen, etwas bezahlen: Das passiert nur mit deinem OK. Der Prompt oben schreibt das fest.
- 📬 Denk an die Daten deiner Kunden. In Mails stehen persönliche Daten anderer Menschen. Prüfe, welche Datenschutz-Einstellungen dein KI-Anbieter anbietet, und klär bei Bedarf mit einer Fachperson, ob und wie du das für dein Business nutzen darfst.
- 🧾 Stichproben. Schau in den ersten Wochen regelmäßig, was der Assistent gemacht hat.
Ehrlich gesagt: die Grenzen
- ⚠️ Das ist nicht dasselbe wie ein Agent, der auf einem eigenen Rechner den ganzen Tag läuft. Ein Briefing aus Mails und Kalender ist der einfache, sichere Einstieg. Mehr Autonomie braucht mehr Einrichtung und mehr Vorsicht.
- ⚠️ Rechner aus, kein Briefing. Bei Claude in der Desktop-App brauchst du einen Rechner, der morgens läuft. Wer das nicht will, nutzt die Cloud-Aufgaben in ChatGPT oder baut sich später einen eigenen Server.
- ⚠️ Fehler passieren. Die KI kann eine Mail für unwichtig halten, die es nicht ist. Deshalb steht im Prompt, dass sie unsichere Fälle markieren soll.
Häufige Fragen
Funktioniert das auch ohne Claude?
Ja. Die Bausteine sind KI-neutral geschrieben. Du brauchst eine KI, die deine Mails und deinen Kalender lesen und Aufgaben nach Zeitplan ausführen kann. Ich selbst arbeite mit Claude, weil ich damit meinen Assistenten Henry gebaut habe.
Kann der Assistent in meinem Namen Mails verschicken?
Technisch oft ja, ich würde es am Anfang aber nicht erlauben. Lass ihn Entwürfe schreiben und verschick selbst. Bei mir liegen die Entwürfe im Entwurfsordner und ich schicke sie per Klick ab.
Was ist Dots von OpenAI?
Ein Assistent von OpenAI, der dauerhaft läuft, deine Ziele und Apps kennt und von selbst Aufgaben erledigt. Für Nutzer im normalen Pro-Abo in Europa ist er bisher nicht verfügbar. Ob und wann das kommt, weiß ich nicht. Die Bausteine auf dieser Seite funktionieren heute schon.
Keine Lust, das selbst zu bauen?
Verständlich 😄 In meiner kostenlosen Community kannst du jederzeit in einen bezahlten Plan (Premium oder VIP) upgraden. Dann bekommst du meine fertigen Setups und Workflows (dieselben, mit denen meine eigenen KI-Agenten arbeiten), und Claude passt sie nur noch an dein Business an.
Und jetzt du
Nimm dir 20 Minuten, kopier den Briefing-Prompt, probier ihn einmal von Hand aus und plane ihn dann für morgen früh ein. Wenn du am nächsten Tag zum ersten Mal ein fertiges Briefing vorfindest, statt selbst Mails und Termine zu sortieren, willst du es nicht mehr missen. Schreib mir danach auf Instagram, was dein Assistent als Erstes für dich übernommen hat. Ich freue mich über jede Nachricht. ❤️
PS: Falls du über „Kommentiere DOTS“ hierher gekommen bist – die DM kam von meinem selbstgebauten System. Wie du dir das baust, zeige ich dir in meiner kostenlosen Community: hier geht's direkt zum Video. 😉