Belege automatisch sortieren mit Claude: Eigene Belegablage für deinen Steuerberater, mit Datum, Betrag und Mehrwertsteuer

Von Ernst Neumeister · Lesezeit ca. 3 Minuten

Kassenbons, Rechnungen, Quittungen: Alles, was dein Steuerberater jeden Monat von dir haben will. Und jedes Quartal sitzt du einen ganzen Abend da, tippst Beträge ab und sortierst Zettel.

Mit Claude Code baust du dir eine eigene Belegablage. Du fotografierst jeden Beleg mit dem Handy und legst ihn in einen Ordner. Einmal im Monat sagt Claude „fertig“, und du hast alles sortiert und als Liste für deinen Steuerberater.

Das bekommst du am Ende

• ✅ Einen Belege-Ordner, in den du einfach Fotos legst, zum Beispiel über Dropbox
• ✅ Ausgelesene Daten: Datum, Betrag und Mehrwertsteuer pro Beleg
• ✅ Sauber umbenannte Dateien
• ✅ Eine fertige Liste für deinen Steuerberater

Das brauchst du

• 💻 Einen Computer mit der Claude-Desktop-App
• 🤖 Ein bezahltes Claude-Abo. Das Pro-Abo reicht.
• 📱 Ein Handy, mit dem du Belege fotografierst, und einen Cloud-Ordner wie Dropbox, der aufs Handy und den Computer synchronisiert
• 📋 Einen Blick darauf, was dein Steuerberater von dir braucht (frag ihn kurz, das macht den Plan besser)

Schritt 1: Claude Code öffnen, Ordner „Belege“ anlegen, Prompt einfügen

Öffne die Claude-Desktop-App am Computer und wechsle zu „Code“. Lege einen Ordner „Belege“ an (am besten in deinem Cloud-Ordner, damit dein Handy Fotos direkt dort ablegen kann) und kopiere den Prompt unten hinein.

Schritt 2: Das Interview beantworten

Claude interviewt dich zu deiner Firma, deinen typischen Ausgaben und dazu, was dein Steuerberater von dir braucht (Format, Felder, Zeitraum).

Schritt 3: Erst den Plan lesen, dann freigeben

Hier machen die meisten den Fehler: Sie lassen Claude sofort losbauen. Lass dir stattdessen erst einen Plan schreiben, lies ihn in Ruhe und gib ihn dann frei.

Schritt 4: Ab jetzt fotografieren und einmal im Monat sortieren

Ab jetzt fotografierst du jeden Beleg einfach mit dem Handy und speicherst das Foto in deinem Belege-Ordner, zum Beispiel über Dropbox. Einmal im Monat schreibst du Claude nur: „Sortier meine Belege.“

Schritt 5: Was Claude dann macht

Claude liest Datum, Betrag und Mehrwertsteuer aus, benennt jede Datei sauber um und macht dir eine fertige Liste für deinen Steuerberater.

Der komplette Prompt zum Kopieren

Kopiere diesen Text in Claude Code. Der Plan-Schritt und die Kontrolle der ausgelesenen Werte sind bewusst eingebaut:

Du bist mein Berater und App-Baumeister. Ich bin kein Entwickler: Erkläre alles in einfachen Worten und sag mir, wo ich selbst etwas klicken oder eintragen muss.

ZIEL
Ich möchte meine eigene Belegablage bauen, die meine Belege sortiert und für meinen Steuerberater aufbereitet.

DAS MUSS ES KÖNNEN
1. Ich lege Fotos oder PDFs meiner Belege in einen Eingangsordner im Ordner "Belege".
2. Wenn ich schreibe "Sortier meine Belege", liest du bei jedem neuen Beleg Datum, Lieferant, Brutto, Netto und Mehrwertsteuer (Steuersatz und Betrag) aus.
3. Du benennst jede Datei einheitlich um (zum Beispiel Datum, Lieferant, Betrag) und sortierst sie in Monatsordner.
4. Du erstellst eine Tabelle (CSV oder Excel) mit allen Belegen des Monats für meinen Steuerberater, im Format, das er braucht.
5. Wenn du dir bei einem Wert unsicher bist (schlecht lesbar), markierst du den Beleg für meine Kontrolle, statt zu raten.
6. Doppelte Belege erkennst du und meldest sie mir.
(Alles, was hier nicht steht, brauche ich nicht. Bau es nicht "für später" ein.)

SO ARBEITEST DU
1. INTERVIEW: Stell mir nacheinander bis zu acht Fragen, immer nur eine auf einmal. Themen: meine Firma und Rechtsform, meine typischen Ausgaben, was mein Steuerberater braucht (Felder, Format, Zeitraum), in welchem Ordner meine Belege landen, ob ich auch Belege aus dem Ausland habe.
2. PLAN: Schreib mir danach einen Plan in einfachen Worten: Was kann die erste Version, was kann sie bewusst nicht, womit baust du sie und was kostet der Betrieb? Wähle den einfachsten Weg mit möglichst wenig Wartung. Speichere den Plan als Datei PLAN.md im Ordner und WARTE auf mein OK. Baue nichts, bevor ich den Plan freigegeben habe.
3. BAUEN: Baue die erste Version in kleinen Schritten und sag mir nach jedem Schritt, wie ich ihn ausprobieren kann.
4. TESTEN: Teste selbst, bevor du mir etwas zeigst, und sag mir ehrlich, was noch nicht funktioniert.
5. SICHERHEIT: Passwörter und Zugangsschlüssel gehören nie in Dateien, die veröffentlicht werden. Speichere persönliche Daten nur dort, wo ich es vorher bestätigt habe.
6. KONTROLLE: Zeig mir bei der ersten Auswertung alle ausgelesenen Werte in einer Tabelle, damit ich sie mit den Belegen vergleichen kann. Erkläre mir, wie ich Sicherungskopien der Originalbelege mache und dass ich nichts löschen soll, bevor mein Steuerberater es freigibt.

Die 4 Stolperfallen

1. Sofort losbauen lassen. Erst Plan, dann Freigabe. Sonst baut Claude am Bedarf deines Steuerberaters vorbei.
2. Ausgelesene Werte ungeprüft übernehmen. Vergleiche in den ersten Monaten Stichproben mit dem Original. Schlecht lesbare Bons kann auch die beste KI falsch lesen.
3. Originale wegwerfen. Welche Belege du in welcher Form aufbewahren musst, klärst du mit deinem Steuerberater. Lösch nichts, nur weil es digital vorliegt.
4. Unleserliche Fotos. Gutes Licht, gerade fotografieren, ganzer Beleg im Bild. Das verbessert die Treffer spürbar.

Häufige Fragen

Und jetzt du

Öffne Claude Code, leg den Ordner „Belege“ an und starte mit dem Prompt. Ab dem nächsten Beleg fotografierst du nur noch und lässt Claude den Rest machen. ❤️

PS: Falls du über „Kommentiere BELEG“ hierher gekommen bist – die DM kam von meinem selbstgebauten ManyChat-Ersatz. Wie du dir das baust, zeige ich dir in meiner kostenlosen Community: hier geht's direkt zum Video. 😉